Liebe Projektauftraggeber/-innen
Wie geht es euch in dieser Rolle? Sind eure Projekte on track und liefern den gewünschten Mehrwert?
Seid ihr jederzeit über den aktuellen Status, deren Herausforderungen und die Chancen aller oder einzelner Projekte im Bilde?
Fühlt ihr euch in der Rolle des Projektauftraggebers wohl?
Leider gibt es nur wenig spezifische Dokumentationen, Trainings und Unterstützung für die Rolle des Projektauftraggeber.
Projektmanagement-Schulungen für Auftraggebende sind gut und wichtig, jedoch wird darin die Rolle des Auftraggebenden meistens nur marginal behandelt.
Vielleicht geht man davon aus, dass die Rolle einer Führungsperson einfach gegeben ist, was nur selten der Fall ist.
Sind die Verantwortlichkeiten eines Projektauftraggebers bekannt und werden sie wahrgenommen? Die wichtigsten Bereiche in einem Projekt sind:
- Zweck und Nutzen des Projektes, Abstimmung mit Stakeholdern
- Aufsetzen des Projektes und Integration in das organisatorische Umfeld
- Zusammenarbeit und Aufgabenteilung mit dem Projektleitenden
- Führen des Projektes
- Abschluss des Projektes und Übernahme
=> Unten finden Sie eine Checkliste mit den Verantwortlichkeiten für den Projektauftraggeber
Wenn nicht alles klar ist, ist Handlungsbedarf angezeigt!
Sind Projektauftraggeber/-in nicht oder nur ungenügend befähigt, ihre Rolle wahrzunehmen, belastet das nicht nur die Projektleitung, sondern das gesamte Projekt beträchtlich
Oft übernimmt dann der Projektleiter notgedrungen Teilaufgaben des Auftraggebenden, ist jedoch häufig aus zeitlichen und/oder fachlichen Gründen überfordert.
Zusätzlich besteht Konfliktpotential, weil Kompetenzen überschritten werden und das Vier-Augen-Prinzip nicht mehr funktioniert.
In der Rolle des Auftraggebenden steckt sehr grosses Potential für den Erfolg eines Projektes!
Mit Fokus auf das Wesentliche kann ich Sie als Auftraggeber/-in sehr gut unterstützen, sei dies in einer Beratung, einem Training oder einem Coaching, persönlich und auf Sie, Ihr Umfeld und Ihre Bedürfnisse individuell zugeschnitten. Bei Interesse können Sie mich gerne kontaktieren.
Mehr zu diesem Thema und meinen Dienstleistungen unter BERATEN & BEGLEITEN
Checkliste mit den Verantwortlichkeiten für Projektauftraggeber/-innen
Zweck und Nutzen des Projektes, Abstimmung mit Stakeholdern
Ist klar, …
- ...ob die Idee auch von anderen Interessengruppen verstanden und unterstützt wird oder ob es Zweifel und Widerstand gibt?
- ...welchen Mehrwert mit dem Projekt für wen generiert werden soll?
- ...was die Erwartungshaltung ist, wohin die Reise geht und welchen Nutzen bei wem gestiftet werden soll?
- ...welchen Teil der Organisations-/Unternehmensstrategie das Projekt unterstützt/verantwortlich ist? Ist allen bekannt wie wichtig das Projekt und somit alle Projektteilnehmer und deren Engagement sind?
- ...Welche technischen und sozialen Abhängigkeiten und Schnittstellen mit anderen Projekten/Organisationen bestehen und gemanagt werden?
- ...wie die Governance für das Projekt aussieht und somit wer für was entscheidet?
Aufsetzen des Projektes und Integration in das organisatorische Umfeld
Ist klar, …
- ...wie am besten ein Projekt aufgegleist wird?
- ...wie die Rahmenbedingungen für das Projekt lauten und wie sie sichergestellt werden?
- ...ob die Projektziele verständlich, konkret und messbar sind?
- ...wie die benötigten finanziellen Mittel bereitgestellt werden?
- ...welche Ressourcen mit welchen Fähigkeiten, wann und in welchem Umfang zur Verfügung zu stellen sind?
- ...ob die Projektorganisation und der Ablauf zur bestehenden Organisation passt?
- ...nach welchen Regeln die Prioritäten zu setzen sind?
- ...ob der Zweck und Nutzen des Projektes bei allen im Projekt verständlich und konsistent angekommen ist?
Zusammenarbeit und Aufgabenteilung mit dem Projektleiter
Ist klar, …
- ...wie die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zwischen Projektauftraggeber/-in und Projektleiter/-in abgegrenzt werden?
- ...was das Projekt wann vom Auftraggebenden braucht, was der Auftraggebende vom Projekt wann benötigt?
Führen des Projektes
Ist klar, …
- ...wie ein oder mehrere Projekte effizient und wirkungsvoll zu steuern sind?
- ...wie Anforderungen ins Projekt eingeben und Lieferergebnisse aus dem Projekt geprüft und abgenommen werden?
- ...wieviel Transparenz aus dem Projekt benötigt wird?
- ...wie das Projekt effizient zu Entscheidungen kommt?
- ...wie der Auftraggebende jederzeit den Zustand des Projektes kennt und über Probleme und Risiken, aber auch Erfolge und Chancen frühzeitig informiert wird?
- ...wer, was, an wen, wie, wann, wie häufig, in welchem Umfang und auf welchem Kanal kommuniziert?
- ...wie ein angenehmes Arbeitsklima erreicht wird, wo sich alle sicher und geschätzt fühlen?
- ...wie Eskalationen aus dem Projekt behandelt werden?
- ...wie der Auftraggebende mit Änderungen zum Projekt umgeht?
- ...wie Erfolge gefeiert werden?
Abschluss des Projektes und Übernahme
Ist klar, …
- ...was die Bedingungen für den Projektabschluss sind?
- ...was beim Abschluss aus den vorhandenen Assets gemacht wird, was archiviert oder ausser Betrieb gesetzt werden muss?
- ...wie sichergestellt wird, wie das Gelernte aus dem Projekt in der Organisation weiterverwendet wird?
- ...wie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Beratern abgeschlossen oder weitergeführt und angepasst wird?
- ...wie Projektmitarbeitenden gedankt, sie belohnt und weiter eingesetzt werden?
Diese Checkliste können Sie auch herunterladen und anwenden: Checkliste (pdf, 130 kb)
