Die drei wichtigsten Fragen für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen

(Photo by Brad Starkey on Unsplash)

Ihr Führungsteam habt eine grossartige Idee, eine neue Strategie, eine Erweiterung Ihrer Services oder sie wollen in der Digitalisierung Ihrer Abteilung einen Schritt vorausgehen. Alle sind begeistert und wollen Sie dieses Vorhaben schnellstmöglich umsetzen. Doch noch nicht alles ist klar. Sie wissen, solche Änderungen haben häufig eine grosse Auswirkung auf die Organisation und die Mitarbeitenden. Meist grösser als die meisten anfangs denken. Sie werden einen Change-Prozess durchlaufen. Und Sie erinnern sich an frühere Projekte, welche weniger erfolgreich waren, auf grossen Widerstand stiessen und sogar in den Sand gesetzt wurden.

Wie sollen wir so ein solches Vorhaben anpacken damit es erfolgreich umgesetzt wird? Auf was müssen wir achten, damit die geplanten Veränderungen möglichst wirksam umgesetzt und von den betroffenen Mitarbeitern und Organisationen getragen und optimal angewendet werden?

Bevor Sie loslegen gibt es drei Fragen, die Sie bei Ihrem Vorhaben immer beantwortet haben sollten. Nehmen Sie sich die Zeit, beschreiben Sie diese im Detail und kommunizieren und diskutieren Sie sie immer wieder mit allen Beteiligten und Betroffenen, von Anfang an und bis zur Einführung.

Wozu ist die Änderung?

Beschreiben Sie den Zweck der Änderungen und kommunizieren zu Ihren Mitarbeitenden. Erklären Sie, warum die Idee nötig und sinnvoll ist, und betten Sie auch die Idee in die hoffentlich vorhandene Vision und Strategie der Organisation ein. Das schafft Kontext und Sinn für das Vorhaben. Damit können die Betroffenen dies nachvollziehen, und verstehen, warum wir das machen und was wir damit bezwecken können. Oder noch besser diskutieren Sie die Idee oder das Vorhaben mit den betroffenen Mitarbeitenden direkt. Vielleicht werden so bereits im frühen Stadium Fehler aufgedeckt, bevor Sie Abertausende von Franken investiert haben. Und vielleicht wird aus einer guten Idee dann eine ausgezeichnete Idee, weil die Mitarbeiter*innen, welche Spezialisten in ihrem Gebiet sind, ihre Erfahrung und ihr Wissen einbringen können und so noch einen Feinschliff machen können. Parallel dazu wird sich dann niemand mehr grundsätzlich gegen die Idee wehren, wenn jeder die Möglichkeit hatte, sich daran aktiv zu beteiligen und die Lösung mitzugestalten.

Was wollen wir erreichen?

Was ist das Ziel und wie soll das Ergebnis zu einem bestimmten Zeitpunkt aussehen. Was und wo wird geändert und was bleibt bestehen? Wie sieht die Änderung aus? Konkretisieren Sie so viel wie möglich, damit das Ergebnis fassbar wird und sich die Mitarbeitenden damit auseinandersetzen und identifizieren können. Beschreiben Sie nicht nur das zu erreichende Produkt, sondern auch die zu erwartenden Charakteristiken und Eigenschaften. Versuchen Sie, das Ergebnis zu visualisieren, geben Sie ihm ein Gesicht. Animieren Sie es und verwenden Sie moderne Tools, um es noch attraktiver zu machen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte… Lassen Sie die Visualisierung von Mitarbeitenden dann interpretieren, um zu prüfen, ob Sie das gewünscht auch erwirkt. Vielleicht ergeben sich zusätzliche Erkenntnisse und frühzeitige Verbesserungen. Steht eine solche Visualisierung kann sie dann auch für verschiedene Aktivitäten im Projekt verwendet werden, z.B. für die Fortschrittsmessung während der Umsetzung, wo man sieht, wie Schritt für Schritt die einzelnen Teile gebaut und zusammenkommen.

Wie wollen wir das umsetzen?

Beschreiben und erklären Sie, wie Sie das Vorhaben umsetzen wollen? Was ist der Ansatz, wie ist das Vorgehen, welche Methoden können, sollen eingesetzt werden, was ist die Organisation für die Umsetzung? Setzen Sie die Rahmenbedingungen, innerhalb dessen sich die Umsetzung und das Resultat bewegen kann und darf. Definieren Sie, was weiter vorgegeben wird (z.B. Budget, Zeitrahmen, eingesetzte Technologien) und was die Teams oder die einzelnen Mitarbeiter selbst gestalten können. Machen Sie auch optionale Vorschläge, welche von den Teams diskutiert, aufgenommen, angepasst oder abgelehnt werden können. Begleiten Sie das Vorhaben mit einen Feedback-Loop, zum Beispiel mit einem Story Circle (einfaches Feedback-Formular zu einer bestimmen Erfolgsgeschichte oder einer bestimmten Verbesserung, welches jederzeit im Projekt eingereicht werden kann), und implementieren Sie bereits von Anfang an einen Change-Prozess, denn dieser wird es mit Sicherheit brauchen.

Fazit

Die Antworten zu diesen drei Fragen sollten gut festgehalten, auf verschiedenen Kanälen publiziert und bei Bedarf und aufgrund neuer Erkenntnisse auch wieder angepasst werden. Ganz klar, diese drei Punkte benötigen neben Kreativität, Mut und Empathie auch Aufwand und Zeit, aber es lohnt sich! Weil über das gesamte Vorhaben sparen Sie beides wahrscheinlich mehrfach ein und die Umsetzung und das Resultat wird besser und nachhaltiger.