Um was geht es?
Klassisches oder kollaboratives Projekt-Review – was ist der Unterschied und was bringts?
Als Dienstleistung biete ich sowohl klassisches wie auch kollaboratives Review an. In diesem Beitrag erkläre ich den Unterschied und zeige, in welcher Situation welche Art des Reviews wirksamer ist.
Von Peter Roth, 10. Oktober 2024
Das klassische Review verfolgt das Ziel, Verbesserungsmassnahmen für ein Projekt zu erarbeiten.
Es folgt einem klar strukturierten Ablauf:
- Zuallererst wird mit der auftraggebenden Organisation das Soll-Modell definiert, welches als Referenz dient. Das kann zum Beispiel eine Projektmanagement-Methode wie PMI PMBOK oder HERMES, aber auch ein Modell für die Produktentwicklung wie SAFe sein.
- Nun wird die Ist-Situation des Projektes mittels systemischen Interviews von Stakeholdern und umfassendem Dokumentenstudium erhoben und dokumentiert.
- Im nächsten Schritt wird die erhobene Ist-Situation mit dem Soll-Modell systematisch verglichen und die Unterschiede beurteilt und bewertet.
- Zum Schluss werden Verbesserungsmassnahmen erarbeitet und der auftraggebenden Organisation vorgeschlagen. Gemeinsam werden die Massnahmen besprochen, gewichtet und priorisiert, und damit zur Umsetzung freigegeben.
Das klassische Review unterstützt Organisationen, welche eine systematische Beurteilung eines Projektes oder Programmes durch einen externen Experten benötigen.
Dies kann bei einem Phasenübergang, bei wichtigen Entscheidungen, bei Problemen im Projekt oder zum Abschluss eines Projektes durchgeführt werden. Ein Phasenreview eignet sich aber auch, falls ein/-e Projektleiter/-in ein bestehendes Projekt übernehmen darf.
Die auftraggebende Organisation kann auf das Review direkt Einfluss nehmen, indem sie die Referenz bestimmt und die vorgeschlagenen Verbesserungsmassnahmen abnimmt und priorisiert.
Ein klassisches Review dauert je nach Umfang und Verfügbarkeit der Stakeholder ca. einen Monat. Als Resultat erhält der Auftraggeber eine umfassende Liste an systematisch erarbeiteten und abgestimmten Verbesserungsvorschlägen, welche im Projekt umgesetzt werden können.
Im Gegensatz zu kollaborativen Reviews ist ein klassisches Review mehr auf die Soll-Referenz ausgerichtet. Es ähnelt einem Audit, hat aber informellen Charakter und kann auch zu dessen Vorbereitung durchgeführt werden.
Das kollaborative Review verfolgt ebenfalls das Ziel, Verbesserungsmassnahmen für ein Projekt zu erarbeiten, fokussiert aber auf den gewünschten Outcome des Projektes, um höhere Kundenzentrierung zu erreichen.
Es basiert auf der neuen Methode Flow Engineering, welche ich mit anderen Methoden kombiniere und auf die speziellen Eigenheiten von Projekten angepasst habe.
Darin führt das Team selbst den Review aus und erarbeitet die Ergebnisse. Der Schwerpunkt liegt auf der Behebung von Engpässen. Als externer Experte moderiere ich die Workshops.
Das kollaborative Review folgt einem klar strukturierten Ablauf:
- Identify Value - Um zu wissen, wohin die Reise gehen soll, erarbeiten resp. verifizieren wir den beabsichtigten Nutzen des Projektes und leiten die gewünschten Projektziele und Lieferergebnisse ab.
- Build Clarity – In einem zweiten Schritt erheben wir die Ist-Situation des Projektes und entwerfen die gewünschte, auf den Outcome abgestimmte Soll-Lösung.
- Enable Flow - Im dritten und letzten Schritt analysieren wir gemeinsam die Unterschiede zwischen Ist und Soll und erarbeiten, gewichten und priorisieren die Massnahmen zur Verbesserung eines Projektes.
Dadurch, dass das Projektteam selbst den Review durchführt, erkennen und erfahren die Teilnehmer viel besser die Unterschiede zwischen Ist und Soll. Das führt zu besserem Verständnis, höherer Identifikation und Akzeptanz der Ergebnisse und den Verbesserungsmassnahmen durch das Projektteam.
Die auftraggebende Organisation kann auf das Review direkt Einfluss nehmen, indem sie die Rahmenbedingungen für das Review präzis definiert.
Je nach Grösse des Projektes oder Programmes nimmt entweder das ganze Projektteam (bis max. 10 Personen) oder ausgewählte Personen des Projektes teil.
Das kollaborative Review erfolgt in einem ganzen, zweitägigen Workshop oder aufgeteilt in mehreren Workshops innerhalb einer Woche. Durch diese kurze Zeitspanne ist das Projekt sehr schnell wieder handlungsfähig und kann die erarbeiteten Verbesserungsmassnahmen umgehend umsetzen.
Somit eignet sich das kollaborative Projektreview vor allem bei Störungen, Neustarts oder grossen Veränderungen im Projekt. Mir macht es auf jeden Fall grosse Freude und ich bin überzeugt, dass es sich um ein sehr wirksames, aber auch effizientes Instrument in Projekten handelt.
