Blindflug oder Nebel im Projekt

Es gibt nichts Schlimmeres für Stakeholders, den Steuerungsausschuss, Projektleiter oder Projektteilnehmer, wenn nicht klar ist, wo wir stehen und wohin die Reise geht. Wenn der erwünschte Nutzen undurchsichtig ist, wenn der aktuelle Stand des Projektes nicht ersichtlich ist, aber Kosten- und Zeitüberschreitung zunehmen, wenn Probleme plötzlich auftauchen, ohne dass sie als Risiken vorgängig thematisiert wurden, und schlussendlich die falschen Ergebnisse ohne oder beschränkter Wirkung geliefert werden. Es ist auch schwierig nachvollzuziehen, wenn gemachte Entscheide auf Grundlagen basieren, die nicht bekannt sind.

Transparenz in Projekten zeigt, um was es überhaupt geht, was geleistet wurde, wo wir stehen, und was noch ansteht. Transparenz schafft dem Betrachter die Möglichkeit, sich selbst ein Bild über das Projekt zu schaffen, zu beurteilen und bei Bedarf sich einzubringen oder zu intervenieren. Und dies zum richtigen Zeitpunkt und nicht Monate später.

Transparenz schafft Vertrauen. Vertrauen ist ein zentraler Aspekt der Führung. Sie folgen nicht freiwillig jemandem, dem Sie nicht vertrauen. Und vertrauen schafft Identifikation mit dem Projekt, Motivation und Engagement zur Unterstützung und Mitarbeit im Projekt.

Es gibt wahrscheinlich immer eine gewisse Transparenz, doch ist diese häufig ungenügend und nur punktuell. Aber über was soll Transparenz geschaffen und verbessert werden? Transparenz soll über sämtliche Aspekte des Projektes und des Projekt Management abdecken, End-to-End über alle Dimensionen. Als Leitfaden in Projekten empfehle ich die Transparenz über das WARUM, das WIE und das WAS zu geben, was ich im Folgenden beschreibe.

Transparenz über das WARUM

Warum brauchen wir diese Veränderung? Warum sollen wir so viel Geld, Zeit und Ressourcen in dieses Projekt investieren, wenn dies an anderen Orten auch dringend gebraucht wird? Warum ist das Projekt so wichtig? Warum jetzt?

Die Frage über das WARUM trifft den Kern der Sache. Es erklärt den Sinn des Projektes und dessen Aufgaben. Nur wenn eine Veränderung für uns sinnvoll und sinnstiftend ist, können wir dahinterstehen und uns mit dem Projekt und der dazu notwendigen Aufgabe identifizieren. Nur sinnvolle Aufgaben sind motivierend für die Mitarbeiter, entsprechend geben sie ihr Bestes, um diese zu entwickeln und umzusetzen.

Das WARUM wirkt inspirierend und ermutigt Menschen mit gleicher Gesinnung, das Projekt zu unterstützen.

In einem Grossteil der Projekte wird aber nur über das WAS und das WIE gesprochen. Das WARUM fehlt oder ist ungenügend. Weshalb auch, wir machen das ja für den Auftraggeber und die betroffene Organisation oder Kunden. Das Resultat ist, dass das Projekt einfach ausgeführt wird, ohne Inspiration und wenig Motivation. Das ist schade. Entsprechend muss mit sehr viel Aufwand geplant, instruiert, überwacht und korrigiert werden. Fehlt das WARUM für das Projekt oder ist es zu wenig transparent, werden die Mitarbeiter, das Business und die Kunden nicht inspiriert und müssen manipuliert werden, z.B. in Form von direkter Führung, Macht und Mikropolitik, Schaffen von künstlichen Anreizen (z.B. Preisnachlässen und Aktionen) und Belohnungen (z.B. Bonus, Auszeichnungen), extensiver Kommunikation und Überzeugungsarbeit für die beteiligten und betroffenen Mitarbeiter. Typischerweise zeigt sich das vor allem bei der Einführung und muss mit zusätzlichen Effort im Organizational Change Management (OCM) wett gemacht werden.

Statischen Organisationen wie Firmen, Abteilungen oder Teams fällt das WARUM leichter zu erklären. Es wird meist über den die Vision abgebildet. Die Firma Apple zum Beispiel will Dinge einfacher machen. Wer will das nicht? Ein Projekt aber hat keinen Selbstzweck, es ist Dienstleister und treibt die Veränderung an, welche in der Organisation, in der Firma gewünscht ist. Somit muss ein Projekt sein WARUM mit dem WARUM der Organisation verbinden. Wenn eine IT-Organisation seine Dienstleistungen in Form von IT-Services anbieten will, macht es Sinn, im Rahmen eines Projektes ITIL zu implementieren. Wenn eine Firma ihre Diagnose-Systeme datenbasiert und integriert anbieten will, macht es Sinn, dass die unterstützende IT ihre neue Strategie auf die Nähe am Business ausrichtet und Big Data eine Kernkompetenz wird.

Transparenz über das WIE

Das WIE beschreibt wie das WARUM umgesetzt wird und die Art und Weise, wie der neue Zustand erreicht werden soll. In einem Projekt sind dies vor allem Projektstrukturen und -abläufe. Dazu zählt die gesamte Planung, welche Methoden mit Prozessen, Modellen und Techniken angewendet werden und welche die Aktivitäten auf der Zeitschiene durchgeführt werden. Daraus schafft man Transparenz über das, was bereits erledigt ist, wo man steht und was noch dazu kommt, dies sowohl geplant und aktuell. Diese Transparenz erlaubt jedem Projektbeteiligten selbst zu erkennen, wann, was von ihr/ihm erwartet wird, selbst zu planen und die Zusammenarbeit aufrecht zu erhalten.

Transparenz über das WAS

Das WAS im Projekt beschreibt die Ergebnisse und Ergebnisse des Projekts. Dies umfasst insbesondere die Ziele, die zu erbringenden Lieferergebnisse sowie die funktionalen und qualitativen Anforderungen an diese. Darüber hinaus sollten auch Erfolge, Probleme, Risiken und Chancen sichtbar sein. Mit dem WAS konkretisieren wir das gewünschte Ergebnis und können dessen Nutzen und Ausprägung diskutieren, bevor es realisiert wurde. Je früher, je konkreter desto besser. Visualisierungen und Prototyping helfen dabei. Diese Transparenz spiegelts sich vor allem auch in den agilen Ansätzen wider, wo wir kurze Sequenzen durchführen und frühzeitig konkrete Resultate sehen.

Fazit

Der Grossteil der Projekte fokussiert zu wenig auf Transparenz und das vor allem auf dem WAS und WIE und vernachlässigt das WARUM.

Erster Schritt ist, dass man grundsätzlich alle Projektdaten bereitstellen kann. In einem zweiten Schritt müssen Daten und Information klassifiziert werden, wer diese sehen darf. Können Sie nicht allen zugänglich gemacht werden (z.B. aus Datenschutzgründen), muss dies transparent erklärt werden. Damit die rohen Daten und Informationen dann auch gelesen, verstanden und interpretiert werden können, müssen sie Interessengruppen-gerecht aufbereitet und kommuniziert werden (z.B. in Form von Statusbericht, Projektwebsite, Dashboards).

Nochmals, Transparenz führt zu Vertrauen. Und Vertrauen in ein Projekt ist erfolgskritisch.

Für ergänzende Literatur zu diesem Thema: Simon Sinek, "Start with WHY".

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